ISO 9001:2000 : SERTIFIKASI MUTU YANG DIPERTAHANKAN

ISO 9001:2000 : SERTIFIKASI MUTU YANG DIPERTAHANKAN

     Adalah suatu yang tidak mungkin bagi rumah sakit mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan sebuah pelayanan yang bermutu tanpa disertai adanya manajemen proses yang matang dan rapi di dalamnya. Mutu yang baik tidak akan dapat diraih hanya dengan mengandalkan keberuntungan semata, tapi mutlak harus dengan cara penerapan manajemen bisnis yang baik.
     Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada rumah sakit dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas rumah sakit. Dengan adanya sistem mutu diharapkan rumah sakit akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan, dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang disediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu rumah sakit untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.
     Pasien mendapatkan layanan dari rumah sakit tentunya berharap akan mendapatkan layanan dengan kualitas atau mutu yang persis sama seperti yang mereka janjikan. Jaminan bahwa akan mendapatkan pelayanan yang sesuai dengan harapan pasien tersebut hanya dapat diberikan oleh rumah sakit yang telah memiliki sertifikasi suatu standar sistem mutu yaitu ISO 9001:2000.
     Mengapa standarisasi itu penting? Sebagai pelanggan atau penerima layanan tentunya kita akan merasa sangat terganggu dan kecewa ketika layanan yang telah diterima tersebut ternyata tidak memuaskan, tidak cocok dengan ketentuan yang berlaku. Sebaliknya ketika pelayanan yang diberikan memenuhi keinginan dan harapan kita dan tidak menimbulkan masalah selama pemakaiannya, kita kadang merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang biasa saja. Itulah sebagian gambaran dimana kita terkadang kurang peduli terhadap peran dari suatu standar sistem mutu dalam meningkatkan level kualitas,mutu, keamanan, ketahanan, efisiensi, dan interchangeability, dari suatu bentuk layanan yang diberikan. Suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita, walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.
     Sistem ISO 9001:2000 merupakan tools atau alat untuk membantu rumah sakit agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses yang berjalan di rumah sakit dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Sistem mutu ISO 9000 adalah suatu sistem yang telah teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu rumah sakit tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu baru, yang perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi rumah sakit. Pemilihan suatu sistem mutu yang akan kita adopsi sangat ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya adalah regulasi, sasaran bisnis, konsumen dan target pasar, bidang usaha, dan skala bisnis.
     Dengan penerapan suatu sistem mutu ISO 9000, tentunya akan membawa dampak positif bagi rumah sakit, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap pelayanan yang kita sediakan. Mutu pelayanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja rumah sakit yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan rumah sakit secara signifikan.
     Untuk memenuhi kebutuhan tersebut RS. Panti Wilasa “Dr.Cipto” sejak awal tahun 2004 berupaya menyusun sistem manajemen mutu yang dikehendaki oleh ISO 9001:2000, disamping akreditasi dan standar pelayanan dari Depkes RI yang telah diperolehnya. Hal ini karena pada sistem ini terdapat pengendalian yang terus-menerus terhadap hubungan antar proses dalam suatu sistem proses (biasanya disebut pendekatan proses) pada saat menerapkan, mengembangkan dan memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam sistem ini semua persyaratan  berujung pada kepuasan pelanggan, dan sudah ditetapkan beberapa aturan mainnya. Selain itu hal-hal yang berkaitan dengan kualitas pelayanan dapat dilaksanakan serta terdokumentasi dengan jelas.
     Tulis apa yang anda kerjakan dan kerjakanlah apa yang anda tulis, merupakan filosofi dari ISO 9001:2000. Pihak rumah sakit dituntut membuat sendiri Sistem Kerja sesuai dengan aktifitas sehari-hari dengan mengacu pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, selanjutnya dijadikan acuan dalam menjalankan aktifitas kerja. RS. Panti Wilasa “Dr.Cipto” mengangkat dua bagian untuk dilakukan sertifikasi ISO 9001:2000 yaitu Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan Instalasi Rawat Inap (IRNA). “Walaupun hanya dua bagian yang disertifikasi namun cakupannya menyangkut seluruh bagian yang ada di RS. panti Wilasa “Dr.Cipto”, Jelas Luhung Sekretaris MR (Management Representative).
     Tahapan awal yang cukup sulit dilewati oleh RS. Panti Wilasa “Dr. Cipto” dikala penyusunan sistem manajemen mutu dilaksanakan. Walaupun sudah menjadi aktifitas sehari-hari, namun untuk menuangkan dalam tulisan bukanlah hal yang mudah. Kerja keras jelas dilakukan oleh tim yang ditunjuk RS. Panti Wilasa “Dr. Cipto” untuk menciptakan sistem tersebut. Sistem yang telah disusun dibagi dalam tiga kategori yaitu Pedoman Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja. Pedoman Mutu berisi kebijakan-kebijakan dari Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya dijadikan Pedoman dalam menjalankan sistem. Prosedur Mutu berisikan aturan main dalam melaksanakan sistem yang saling berhubungan antara bagian satu dengan bagian yang lain. Instruksi Kerja berisi Instruksi atau perintah yang harus dijalankan dalam menjalankan aktifitas sehari-hari agar seragam. “ Inti dari Sistem Manajemen Mutu adalah keseragaman dalam menjalankan aktisitas kerja agar tersistem dan selanjutnya tercatat agar bisa dilakukan continual Improvement dan perbaikan apabila ada temuan,” Jelas Eka Rohadi MR ISO 9001:2000 RS. Panti Wilasa “Dr. Cipto”.
    Setelah tahapan penyusunan sistem selesai selanjutnya penerapan dalam aktifitas kerja. Dalam menerapkan sistem tentunya tidak kalah sulit, sesuatu yang sudah disepakati dalam bentuk dokumen tadi (Pedoman Mutu, Prosedur utu dan Instruksi Kerja) harus diterapkan pada pelaksana sistem agar terjadi keseragaman sehingga tercapai tujuan akhir yaitu kepuasan pelanggan. Inti dari penerapan Sistem Manajemen Mutu adalah pada kepuasan pelanggan rumah sakit, apakah mereka puas dengan pelayanan yang selama ini diberikan.
    Pada proses penerapan awalnya memang kelihatan janggal, para pelaksana akifitas biasanya melaksanakan aktifitas tidak seragam hanya hasil akhirnya sama. Masing-masing biasanya mempunyai strategi sendiri-sendiri dalam bekerja mengacu aturan yang ada, dengan sistem ISO semua diharuskan seragam. Dari berbagai strategi yang diterapkan masing-masing pelaksana aktifitas kini dengan penerapan ISO harus terpusat menjadi satu. Untuk menyamakan langkah ini yang cukup sulit, namun berkat ketekunan dari tim ISO kesulitan tersebut bisa diatasi.
    Yang tidak kalah penting lagi adalah melaksanakan sistem secara kontinyu. Rutinitas yang berjalan secara terus menerus dijalankan tentu mempunyai titik jenuh. Kejenuhan tersebut akan berakibat pada tidak konsisten dalam menjalankan sistem. Untuk itu ti ISO RS. Panti Wilasa “Dr.Cipto” melalui Auditor Internal secara periodik melakukan audit terhadap pelaksanaan Sistem Manejemen Mutu ISO 9001:2000 sebagai langkah kesiapan menghadapa Surveilance Audit.
    Mempertahankan memang lebih sulit dari mendapatkan, agar sertifikat ISO 9001:2000 dapat dipertahankan tentunya buka hal yang mudah. Kuncinya ada pada tingkat konsistenitas dalam menjalankan sistem sesuai dengan aturan yang ada pada ISO 9001:2000. Selain itu juga perbaikan -perbaikan dari setiap temuan yang harus dilakukan secara terus menerus (continual improvement).

Tahapan Surveilance Audit.
    Sejak diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000, beberapa audit telah dilakuka oleh pihak Sucofindo sebagai penerbit sertifikat. Sertifikat yang dikeluarkan tersebut berlaku tiga tahun dan di tahun ini merupakan tahun ke tiga atau tahun akhir dari proses sertifikasi. “Setelah tiga tahun pihak RS. Panti Wilasa “Dr.Cipto” dianjurkan untuk menambah baik sistem atau tetap paa sistem sebelumnya,”Kata Luhung. “Jika ingin nilai tambah maka pihak rumah sakit diharapkan memperbagus sistemnya,” lanjut luhung.
    Seperti diketahui bersama bahwa Surveilannce Audit yang berlangsung 27-28 September 2007 lalu merupakan Audit terakhir karena setelah ini RS. Panti Wilasa “Dr.Cipto” harus kembali mengajukan sistem agar bisa memperpanjang sertifikat ISO 9001:2000. Saat ini kesiapan-kesiapan tengah dilakukan agar sertifikat ISO 9001:2000 tetap bertahan dan tidak hanya sampai satu periode saja. Bagaimanapun ISO sudah merupakan suatu kebutuhan. Dan tentunya pasienlah yang akan mendapatkan dampak dari sertifikasi ini.

 

 

 

*Dimuat dalam Majalah Kasih edisi 12 (OKTOBER-DESEMBER 2007)

Dipost Oleh Patricia Putri

patricia putri

Post Terkait

Tinggalkan Komentar