AUDIT MUTU ISO 9001:2000

     Kualitas menjadi isu besar di era globalisasi saat ini. Mutu produk yang dihasilkan memegang peranan penting dalam memenangkan persaingan dan mempertahankan posisi di pasar. Pengaruh informasi serta permintaan konsumen membuat produk lokal maupun nasional harus mampu bersaing meskipun produknya bukan produk global.
     Berkaitan dengan kualitas, globalisasi menuntut adanya suatu standarisasi, yaitu dengan adanya ISO. Terlepas dengan adanya standarisasi, masalah mutu tetap penting dalam era globalisasi. Untuk itu, setiap perusahaan perlu mencapainya atau menilai mutu usahanya. Untuk mencapainya perlu adanya suatu penilaian audit. Jadi audit mutu dapat dilakukan baik dalam mencapai sertifikasi atau hanya sekedar menilai diri.
     Tujuan utama dilakukannya audit mutu pertama adalah untuk mengecek situasi saat ini dan untuk menemukan kesempatan untuk pengembangan. kedua untuk mengecek kesesuaian dengan standar mutu internasional ( ISO ). Jika dilihat kedua tujuan tersebut diatas, dapat dibandingkan bahwa tujuan yang pertama lebih bersifat untuk “ improvement “ sedangkan kedua lebih bersifat pemeriksaan. Auditor adalah orang yang melakukan audit (pemeriksaan). Dalam audit mutu, seperti halnya audit di bidang lain dapat dibedakan menjadi dua macam auditor :

1. Internal Auditor, yaitu auditor dari dalam organisasi sendiri
2. Eksternal Auditor, yaitu auditor dari luar organisasi, misalnya dari konsultan atau dari lembaga sertifikasi

Baik internal auditor maupun eksternal auditor harus bersikap independent, obyektif, bebas dari tekanan, serta ahli dalam bidangnya.
     Untuk audit mutu yang bertujuan mengecek situasi dan menemukan kesempatan pengembangan dapat dilakukan oleh internal auditor maupun eksternal auditor. Sedangkan audit yang bertujuan untuk mendapatkan sertifikat harus dilakukan oleh konsultan atau badan sertifikasi.
     Prosedur audit mutu antara lain meliputi tahapan – tahapan sebagai berikut :

1. Melakukan kontak pertama dengan organisasi yang akan diaudit (audite). Pada kontak pertama ini dibicarakan prosedurnya dan informasi dari auditor yang dibutuhkan audite.
2. Membuat perencanaan audit
3. Melakukan audit: Audit dilakukan dengan wawancara sesuai dengan jadwal yang sudah tersusun, Fact – Finding dengan Cross - Cek
4. Memberikan hasil audit ( assessment )

      Penjabaran prosedurnya antara lain sebagai berikut : Mencari informasi tentang organisasi dan mendiskusikan program audit, Harus direkomendasikan bahwa manajemen menginformasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang prosedur audit dan alasan–alasan mengapa harus dilakukan audit, manajemen yang diaudit akan memberikan daftar interview, sehingga mereka dapat mencek barangkali ada konflik interest. Setelah selesai membuat perencanaan interview oleh lead auditor. Perencanaan tersebut harus diserahkan ke organisasi yang diaudit sehingga dapat dikomunikasikan kepada manajemen dan anggota organisasi yang terlibat. Anggota organisasi yang terlibat dapat dilibatkan sebagai koordinator selama audit. Dia akan menjadi mediator antara tim auditor dengan orang – orang yang akan diinterview. Selama audit dilakukan interview dapat menanyakan dokumen – dokumen dan data yang diperlukan. Hal ini meliputi : Prosedur dan instruksi tertulis, Deskripsi Tugas, Wewenang dan tanggung jawab, Konsep Pengukuran dll. Pada hari terakhir audit, setelah selesai interview, Tim Audit membuat pertemuan terakhir dengan manajemen organisasi yang diaudit untuk memberikan laporan secara lisan tentang apa yang ditemukan, didiskusikan, dan kemudian membuat appoinment pada laporan audit yang tertulis.    Pada rapat final, Tim Audit dan manajemen organisasi yang diaudit akan mendiskusikan laporan audit. Dianjurkan kepada manajemen organisasi yang diaudit untuk memberikan kesempatan kepada seluruh anggota organisasi untuk mendapatkan informasi tentang hasil audit dan tentang tindakan – tindakan yang perlu diambil sehubungan dengan hasil tersebut.
       Untuk assessment ada beberapa pilihan yang dapat diambil yaitu :

1. Sertifikasi untuk diri sendiri atau untuk Branch Organization. Hal ini untuk proteksi terhadap group dari serangan outsider
2. Client is certifying his supplier
3. Sertifikat dari badan sertifikasi

        Kesimpulan dari semua ini, menuntut setiap organisasi untuk melakukan audit kualitas karena pada era globalisasi saat ini kualitas menjadi sesuatu yang perlu untuk diperhatikan. Untuk itu organisasi dengan pasar global diharapkan untuk mencapai sertifikasi ISO.(Ag.Luhung Daru P)

{oleh : Agustinus Luhung, Penulis adalah sekretaris tim ISO RSPWDC}

*Dimuat dalam Majalah Kasih edisi 12 (OKTOBER-DESEMBER 2007)